Hei,
Vuonna 1995 olimme kollegani Ari Hovin kanssa pankkikriisin keskellä.
Tehtävämme oli ottaa haltuun pankkikriisiin liittyvät tiedot mm. asiakasyritysten aito tilanne, perittävien asiakkaiden tosiasiallinen määrä ja konkurssipesien varallisuus, kiinteistöjen ja vakuuksien arvot.
Tätä työtä teimme sittemmin yleisemmin tietovarastoinniksi kutsutulla menetelmällä. Oivalsimme, että tietovarastoon kerätty tieto voi olla vain niin luotettavaa ja käyttökelpoista kuin mitä lähdejärjestelmien kirjauskäytännöt ja laatu olivat; niinpä merkittävä osa tietojen haltuunottoa oli tietojen laatuprojekti, jossa aikaa ja vaivaa säästämättä tiedot lähdejärjestelmissä laitettiin kuntoon.
Tietovastaavat ja tiedon huoltaja
Paineessa kiteytyy timantteja ja niinpä tällaisen pragmaattisen liiketoimintatarvelähtöisesti syntyneen tietovaraston käyttömahdollisuudet alkoivat valjeta.
Pullonkaulaksi alkoi tulla IT:n palvelukyky kasvaviin tietotarpeisiin. Oivalsimme, että tarvitsemme tiedonhuoltoa, joka huolehtii suurella vaivalla kuntoon laitettujen tietojen jatkuvasta huollosta sekä kytkee koko tietotuotannon liiketoiminnan ohjaukseen.
Tällöin nimesimme liiketoiminnan vastuuhenkilöt tietovastaaviksi. Myöhemmin yleisesti alettiin käyttää termiä data steward.
Tietovastaava on johdon oikea käsi, johdon ”informaatioassistentti”.
Näin syntyy aito tietojohtamisen käyttäjälähtöinen ohjaus ja kehitysmalli kun aidosti liiketoimintajohtaja luottohenkilönsä kanssa pääsee käsiksi tietoihin ja voi hyödyntää tietoja haluamallaan tavalla.
Tietovastaava tarvitsi muutakin kuin toimivan tietovaraston – työkaverin. Niinpä annoimme tietovastaavan partneriksi tiedonhuoltajan, joka on tietovastaavan liiketoiminta-alueen dataan ja substanssiin keskittyvä IT-osaaja.
Tiedon hallintamalli käytännössä
Tälle tiedonhuollon työparille annettiin valta ja vastuu omalla liiketoiminta-alueellaan kehittää tietotyötä koordinoidusti sovittujen pelisääntöjen ja tietovarastoinfran puitteissa.
Tiedonhuolto on siis käytännön tason toimintamalli organisaation tiedonhallintaan ja tiedon johtamiseen!
Tajusimme, että näin tietovarastoon saatiin huollettua tietoa ja se saatiin hallitusti liiketoiminnan käsiin – liiketoimintavetoiseksi toiminnan ja organisaaton tiedonhallintaprosessien kehittämityökaluksi.
Maailma on muuttunut 25 vuodessa ja teknologia on kehittynyt huimasti. Nyt dataa kerätään ”joka paikasta” ja tietoallas-ratkaisut ovat tulleet Big Datan säilytyspaikaksi osaksi tietovarastoinnin dataputkea.
Olen lähes kaksi viime vuotta työskennellyt suuressa sairaanhoitopiirissä kehittämässä ja edistämässä vastaavanlaista toimintamallia, tiedonhuoltoa.
Tietomassat ovat ”satakertaisia” verrattuna kertomaani esimerkkiin (joka silloin oli Suomen suurin tietovarastoratkaisu) ja organisaation Big Data Platform on ”state-of-the-art”-tasoinen tietoaltaineen, data vault -pohjaisine tietovarastoineen, ETL-prosessien automatisointivälineineen ja niihin kytkettyine mallinnusvälineineen.
Työkaluiksi valikoitui alan johtavat tuotteet, kuten WhereScape, Ellie ja Azure Synapse.
Tiedonhuoltotrio – uusi askel kehittyneempään tietojohtamiseen
Olemme laittaneet perusjärjestelmien dataa kuntoon ja luoneet toimintamallia, jolla datan hyödyntäminen hallitusti annetaan liiketoiminnan käsiin ja siirretään liiketoimintavetoiseksi toiminnan kehittämiseksi – kovin tutun oloista siis, vaikka teknologia onkin tehnyt nanoloikan tässä välissä.
Tiedonhuoltoa rakennetaan tiedonhuoltotrioina, jossa tiedonhuoltotyöpariin on liittynyt analyytikko, data scientist, eri liiketoiminta-alueiden datan syväosaajaksi: asia, jonka datan määrä ja Big Data -ratkaisut ovat tuoneet mahdolliseksi ja välttämättömäksi toimivan tiedonhuollon mahdollistamiseksi.
Tiedonhuoltotrion idea on kattaa osaaminen ja ymmärrys koko dataputkesta – päästä päähän. Samalla kuitenkin pitäen ydintiimin pienenä ja siten ketterän toimintakykyisenä.
Tiedonhuollon strateginen rooli on huolehtia, että organisaation tiedonhallinta pysyy aidosti sen omissa käsissä.
Tietotyötä ei missään tapauksessa voi ulkoistaa toimittajalle, joskin aitona strategisena kehittäjäkumppanina hyvä toimittaja voi olla käyttäjäorganisaatiolle kullan arvoinen.
Täten tiedonhuollon missio on huolehtia sekä siitä että tietojohtamisen työkalusto on kunnossa ja joka päivä huollettua ja siitä että tietotyön alueelle ei synny toimittajalukkoa.
Tiedonhuolto varmistaa, että tietotyö ja tiedonhallinta on aidosti liiketoimintavetoista.
Tietojohtamisen kehittäminen on aina muutoshanke
Asia, joka ei ole lainkaan itsestään selvyys. Liian usein liiketoiminnan kehittämistyö kääntyy tietohallintovetoiseksi IT-hankkeeksi.
Tiedonhuolto – tietovastaavan johdolla – huolehtii liiketoiminnan ja tietohallinnon yhteistyön käytännön toimivuudesta sekä niiden työskentelyn käytännön yhteenlinjaamisesta.
Tiedonhuollon toimiessa monet tietotyön kehittämistoimet tapahtuvat sen puitteissa ja näin niin IT- kuin liiketoimintajohtajat pääsevät useimmin vain nauttimaan hyvistä ”yhteistyötiiminsä” tuloksista sen sijaan, että joutuvat ratkomaan ongelmia ja käytännön tason yhteistyötä ja tekemisen prioriteetteja.
Tiedonhuolto ei synny organisaatiokaavioita piirtämällä tai paperityönä vaan edellyttää vahvaa tahtotilaa kehittää oman organisaation tiedonhallintakulttuuria.
Tiedon hallintamallin luomista kutsutaan tietysti myös Data Governanceksi.
Se on termi, jota data-alan ammattilaiset käyttävät ehkä keskenään, mutta liiketoiminnan kannalla tällä ei ole merkitystä – Minä itse suosin käytännönläheistä ja pragmaattista lähestymiskulmaa sen sijaan, että mietittäisiin asiaa viitekehysten tai teorioiden kautta.
Liiketoimintalähtöisen datan hallintamalli vaatii aktiivista kompetenssien kehittämistä ja johdon aitoa tukea – sekä vahvaa ymuutosjohtamista, joka päivä.
Ystävällisin terveisin,
Jari Ylinen
Ps. Järjestämme ajankohtaisen ilmaisen webiaarin aiheesta.
Tietojohtaminen ja tiedonhuollon parhaat käytännöt 8.12.2020 klo 9:00 – 10:00
Blogin kirjoittaja Jari Ylinen on yksi Suomen kokeneimpia muutosjohtajia tiedonhallinnan projekteissa. Hän kertoo tässä webianarissa lisää:
- Miten tiedonhuoltokonsepti on rakentunut
- Miksi usein tarvitaan erillinen tietovarasto?
- Tietojen laatuprojektilla saadaan lähdejärjestelmien tiedot kuntoon
- Tiedonhuolto huolehtii tietojen jatkuvasta huollosta ja kytkee tietotuotannon liiketoiminnan ohjaukseen
-
Tiedonhuoltotrion ideana on kattaa osaaminen ja ymmärrys koko dataputkesta – päästä päähän
1. Tietovastaavan rooli ja valtuudet
2. Tiedonhuoltajan rooli ja valtuudet
3. Data Scientistin rooli ja valtuudet - Tiedonhuollon strateginen rooli, jotta tiedonhallinta pysyy aidosti omissa käsissä
- Mitä tiedonhuoltokonseptin käyttöönottaminen vaatii ja suositukset?
Ilmoittautuminen ja lisätiedot tästä
