Mallinnus menetelmä, jolla kuvata tietoja laajoilta alueilta, jopa koko organisaation tasolla. Mallinnusta tarvitaan yhteisen ymmärryksen luomiseksi organisaatiossa.
Ylätason käsitemallit ovat ei-teknisyytensä vuoksi hyvin ymmärrettäviä liiketoimintaihmisille ja auttavat kommunikoinnissa myös teknisten tahojen kanssa.
Artikkelissa kuvaamme, mitä tarkoitetaan helikopteritason käsitemallilla, miten se tehdään ja mitä hyötyä siitä on.
1.1. Ajattele karttoja
Olemme tottuneet käyttämään eri tasoisia karttoja. Jos haluat tietää missä on Mannerheimintie 5 Helsingissä, arvostat melko tarkkaa karttaa.
Jos haluat tietää, mitä eri alueita ja kaupunginosia Helsingissä on, mitä teet. Tämänhän me osaamme: zoomaamme kauemmaksi ja näin saamme koko Helsingin ruudulle ja kohta ymmärrämme ylätasolla Helsingin rakenteen.
Jos taas haluamme hahmottaa, missä päin Suomea Helsinki on, siirrymme jälleen ylemmän tason karttaan.
Karttaesimerkin toisessa ääripäässä olisi Mannerheimintie 5 -rakennuksen tarkat rakennuspiirustukset. Ne voivat olla tarpeen asiantuntijoille, mutta muille vaikeita hahmottaa ja tulkita.
1.2. Datastakin voi tehdä karttoja
Tietojen kanssa voi toimia samalla tavalla. Tiedot on talletettu järjestelmien takana oleviin tietokantoihin. Niistä voi tehdä järjestelmätasoisia karttoja (vrt. kaupunginosan kartta) eli käsitemalleja. Niistä tehdään tai on tehty tietokantatason teknisiä tietomalleja (vrt. rakennuspiirustukset).
Harvemmin kuitenkaan tehdään laajempia käsitemalleja, jotka vastaisivat Helsingin karttaa tai koko Suomen karttaa.
On kuitenkin täysin mahdollista tehdä koko yrityksen tiedot käsittävä kartta, joka on ylätason kartan tavoin ylemmällä tasolla ja jossa tarpeettomat yksityiskohdat jäävät piiloon.
Seuraavassa kuvaamme, miten ja miksi tehdä korkean tason, ei-tekninen näkymä koko yrityksen tiedoista menemättä tekniselle tasolle.
2.1. Miten tehdä ylätason malleja
Karttojen kohdalla ymmärrämme helposti zoomaamisen ylöspäin. Emme ehkä ole tulleet ajatelleeksi, miten zoomatessa karttaohjelma osaa tehdä tiettyjä toimintoja, jotta ruudulle mahtuisi nyt isompi alue.
Jotta voimme nähdä laajemman alueen, on karsittava yksityiskohtia. Karttaohjelmat alkavat ylöspäin zoomatessa vähitellen häivyttää kadun nimiä, kokonaisia katuja ja rakennuksia sekä muita yksityiskohtia.
Tiedon mallinnuksessa toimimme hieman vastaavalla tavalla. Käsittelemme asiaa ensin teknisesti.
Kun siirrymme ylemmälle tasolle olemassa olevassa käsitemallissa, siitä jätetään pois yksityiskohtia. Käsitteiden attribuutit (esimerkiksi asiakkaan nimi ja osoite) jätetään pois, samoin kuin kaikki tyypityskäsitteet (kuten asiakassegmentti).
Suurin piirtein kaikki vain yhteen toiseen käsitteeseen liitetyt käsitteet – ns. riippuvat käsitteet – jätetään pois (kuten lisätiedot). Kaikki käsitteiden väliset ns. moni-moneen käsitteet jäävät pois (esimerkiksi asiakkaan rooli suhteessa tiliin).
Nämä ovat esimerkkejä siitä, miten olemassa olevasta mallista karsitaan yksityiskohtia samaan tapaan kuin katujen nimet häivytetään ylätason kartasta.
2.2. Ylätason malli puhtaalta pöydältä
Yksi tapa aloittaa ylätason mallinnus on hakea ensin tärkeitä ns. master-käsitteitä. Liiketoimintaihmiset tuntevat nämä termillä perusrekisterit. Niitä ovat esimerkiksi tuotteet, työntekijät, asiakkaat, kalusto tai vaikkapa oma organisaatio. Kyse on pysyvistä ja suhteellisen vähän muuttuvista käsitteistä, jotka ovat kuitenkin hyvin tärkeitä organisaation toiminnan kannalta.
Master-tiedoille on tyypillistä, että ne menevät organisaatiossa yli yksikkö- ja muiden rajojen. Asiakkaita käsitellään monessa paikassa ja kaikkialla on työntekijöitä ja tuotteita. Juuri siksi yli organisaatiorajojen menevä mallinnus kannatta aloittaa master-tiedoista.
Seuraavaksi voimme miettiä, mitä tapahtumiin liittyviä käsitteitä organisaatiossa on. Niitä ovat esimerkiksi osto, myynti, tilaus, tilitapahtuma, klikkaus tai asiakaskontakti. Liiketoiminta on kiinnostunut tapahtumista ja nimenomaan liitettynä masterdatoihin, kuten ”paljonko tilauksia eri osastoilla on tuotteesta X”. Englanniksi käytämme termiä ”transactions by masterdata”.
Ylätason mallissa jätämme vähämerkityksiset tapahtumat pois ja yhdistelemme tapahtumia. Esimerkiksi tilaus, toimitus ja laskutus voidaan yhdistää samaan käsitteeseen.
Kolmanneksi voi miettiä mitä ns. sopimuksia toiminnassamme on. Esimerkkejä sopimuksista ovat vakuutus, pankkitili tai vaikkapa liittymäsopimus.
Ohjaavana tavoitteena ylätason mallinnuksessa on, että malli tulisi mahtua A4:lle. Tämä voi tuntua aluksi haastavalta, mutta keskittymällä kaikkein tärkeimpiin käsitteisiin se kyllä onnistuu.
3. Käyttöalueita
Käsitemallinnusta tehdään yleensä yhdestä sovellusalueesta kerrallaan. Monesti nekin ovat hyvin laajoja ja teknisiä – siis vaikeasti luettavia. Tarvitsisimme kuitenkin kipeästi laajempia malleja, jotka kertoisivat, mitä tietoa meillä missäkin on ja mitkä ovat yhteisiä, organisaatiotason tietoja.
Ylätason mallit ovat todella hyödyllisiä tietovarastoja rakennettaessa. Ilman ylätason mallia tietovarastoa rakennetaan usein lähtöjärjestelmä kerrallaan, jolloin tietovarastostakin tulee siiloutunut.
Sen sijaan meidän pitäisi nähdä – ylätason mallista – mitkä ovat yhteisiä tietoja, ja rakentaa tietovarastoa niiden ohjaamana.
Ylätason mallia tarvitaan myös informaatioarkkitehtuuria rakennettaessa.
Valitettavan harvoin ylätason mallia on käytetty ERP-ohjelmistojen valinnan tukena, mistä seurauksena on yhteensopimattomia, päällekkäisiä järjestelmiä.
4. Nykytilanteen ongelmia
Kun tiedonhallinnan konsultti kysyy, onko organisaatiossa tehty käsitemalleja, vastaus on yleensä, että onhan niitä tehty, lähetämme niitä sinulle.
Malleja tosiaan löytyy. Mutta yleensä ne ovat hyvin teknisiä ja laajoja. Jos niitä näyttää liiketoimintaihmisille, käy kuten käsitemallikouluttajamme Alec Sharp kuvaa: ”They lit their hair in fire and they run screaming away!”
Myös asiantuntijoille tällaisten mallien tutkiminen on työlästä. Ruudulle mahtuu vain pieni osa mallista kerrallaan. Ne on sekavasti sommiteltu ja käsitteiden väliset viivat saattavat mennä toisten käsitteiden alta. Malleja on useita organisaation eri alueilta ja ne ovat keskenään eritasoisia ja -tyylisiä.
Onko käsitemallit tehty? Kyllä, rasti ruutuun. Mutta niiden käyttökelpoisuus on hyvin kyseenalainen. Asiantuntija saa lopulta selvää, mutta aikaa kuluu.
Ylätason mallin tulee olla hyvin selkeä ja helppotajuisesti piirretty ja siihen kannattaa käyttää aikaa ja energiaa. Joskus toteamme leikkisästi, että mallin pitää olla niin kaunis, että sen voisi ripustaa olohuoneen seinälle.
Tosiasiassa ylätason käsitemallin pitäisi riippua myös johtoryhmän seinällä, mieluiten isolla screenillä ja jollakin hyvällä käsitemalliohjelmalla tehtynä ja lisäksi ajantasaisena.
Ylätason mallien lisäksi myös sovellusaluekohtaisten mallien pitäisi toki olla helppolukuisia ja mahdollisimman ymmärrettäviksi tehtyjä.
5. Hyödyt
Ylätason mallien avulla lisäämme ennen kaikkea yhteistä ymmärrystä liiketoiminnan ja IT:n kesken. Ylätason malli on kommunikointiväline, joka antaa yhteisen kielen ja käsitteistön sekä visuaalisen kuvan kaikille toimijoille, joita ovat myös toimittajat, konsultit ja analyytikot.
Ylätason mallin avulla voimme tarkastella organisaation tietotarpeita jo ennen varsinaista toteutusta. Mallien avulla on mahdollista havaita epäjohdonmukaisuuksia ja aukkoja. Esimerkiksi eräs asiakkaamme huomasi, että kallis investointi (tässä kulkuväline) ikään kuin hävisi ajoittain eri osastojen välisissä toimissa, mikä vaikeutti investoinnin tuottolaskentaa.
Strateginen hyöty ylätason mallista on, että sen avulla voimme varmistua, että data tukee organisaation strategiaa ja tavoitteita niin, että tietojohtaminen on liiketoimintavetoista.
Ylätason mallin avulla nopeutetaan tietovaraston toteutusta eräänlaisena master-planina.
6. Yritysesimerkki: Johdon tietovarantojen hyödyntämisen priorisointi
Eräässä suuressa yrityksessä oltiin kehittämässä data- ja analytiikkastrategiaa täsmentämään yrityksen tuoreen strategian mukaisia tavoitteita.
Yrityksessä oli useita eri liiketoiminta-alueita sekä toimintoja niin kotimaassa kuin ulkomailla. D&A-strategiatyön yksi keskeinen tavoite oli tunnistaa liiketoiminnalle merkityksellisimmät yrityksen laajoista tietovarannoista. Tietovarannoista oli olemassa hyvin laajat käsitemallikuvaukset, jotka oli tehty yrityksen data platform -ratkaisun myötä.
Työn haasteet olivat siinä, että miten näistä laajoista tietovarannoista ja niiden kuvauksista pystyy tunnistamaan tärkeimmät, kenen tehtävä tuo tunnistaminen on ja kuka priorisoinnin tekee.
Yritys päätti rakentaa helikopteritason käsitemallin tunnistaen kaksi yli liiketoimintarajojen tietovarantoja käsittelevää, hyvin keskeistä toimintoa, joiden asiantuntijoiden kanssa helikopteritason käsitemallit kuvattiin. Työ vei aikaa kaksi kolmen tunnin työpajaa. Itse käsitemallitkin tehtiin suoraan helppokäyttöiseen pilvipalveluohjelmistoon, joten työ riittävän valmis suoraan näiden työpajojen myötä.
Helikopteritason käsitemallit esiteltiin johdon tietovarantojen priorisointitilaisuudessa, jossa oli monipuolinen tiimi eri alueen johtajia. Tunnin työn myötä tietovarantojen top 3 prioriteetti oli valmis ja kaiken lisäksi yllättävin tuloksin verrattuna valmistelun ja mallinnustyöpajat toteuttaneen tiimin etukäteisarvioihin.
Samassa tilaisuudessa syntyi myös jo johtajiston kesken suunnitelma ketkä johtajista ja miten ottavat asiakseen näiden priorisoitujen tietovarantojen hyödyntämisen edistämisen.
7. Ydinneuvomme
Ylätason helikopterimallit voivat helposti jäädä tekemättä, mutta ne tulee tehdä. Kuten karttojen kohdalla, eri tasoiset näkymät palvelevat eri käyttötarkoituksia. Kokonaisuuden hahmottaminen ja ymmärtäminen on todella tärkeää.
Ihminen ei pysty samanaikaisesti ja samasta näkymästä käsittämään laajoja kokonaisuuksia ja yksityiskohtaisia kuvauksia. Tarvitaan siis molempia.
Yhtä tärkeää kuin itse mallin olemassaolo, on se prosessi, jossa malli luodaan yhteistyössä eri tietotyöhön liittyvien ihmisten kesken synnyttäen samalla ”kollektiivista viisautta” organisaatioon ja sen tietopääomien hyödyntämiseen. Ota siis ihmisiä eri tahoilta mukaan, sitouta, innosta, luo ymmärrystä datasta ja näkymää sen hyötykäytön mahdollisuuksiin.
Mallinnustyötä tehtäessä on oleellista, että kaikki ymmärtävät miksi työtä tehdään ja mihin se johtaa. Mallinnustilaisuudet vahvistavat liiketoiminnan ja datan yhteistyötä ja toimivaa suhdetta.
Ari Hovi
