Monet organisaatiot ovat kehittäneet itselleen erilaisia Data Governance malleja ja käytäntöjä. Data Governance on organisaation järjestelmällinen lähestymistapa tietojen hallintaan, joka kattaa käytännöt, politiikat, prosessit ja teknologian. Näiden tavoite on varmistaa käyttökelpoinen tieto huolehtimalla laadukkaasta, luotettavasta, löydettävästä ja luettavasta tiedosta.
Kuitenkin liian usein tämän kehittämistyön lopputuloksena suunniteltu toimintamalli ei siirry käytäntöön. Vähintään osa tavoitteista ja kehitetystä mallista ”jää piippuun” ja pahimmillaan syntyy vain suunnitellun hallintamallin dokumentaatio, jota pölyttyy digiarkistossa.
Miksi niin monet Data Governance hankkeet epäonnistuvat kokonaan tai osittain?
Kokemuksemme mukaan perimmäinen syy tähän piilee siinä, että Data Governance toteutetaan IT-ammattilaisten työnä ja siten, että se pyrkii hallitsemaan organisaation tietoja ja tietovirtoja tavalla, joka vaatii merkittäviä muutoksia tai poikkeamia olemassa oleviin liiketoimintaprosesseihin.
Käyttäjä (liiketoiminta)tietojen ja tietovirtojen omistajana siis ei ole keskiössä vaan objektina.
Kukapa haluaisi oman organisaationsa toimintaan tai henkilökohtaiseen työnkuvaansa muutoksia, joiden merkitystä ei tunnista omakseen ja jotka vaativat työtä ja huomiota ja jotka IT on suunnitellut, määritellyt ja pahimmillaan päättänytkin?
Non-Invasive Data Governance
Tähän epäsuhtaan ja haasteeseen Hovi on yhtiönä vuosikymmenet jakanut koulutuksissaan ja konsultoinnissaan asiakastöidensä parhaita käytäntöjä, joissa Data Governanceen kuuluvat asiat on rakennettu osaksi olemassa olevia liiketoimintaprosesseja ja toimintamalleja.
lloksemme olemme nyt huomanneet, että tällainen Non-Invasive Data Governanceksi (NDG) kutsuttu lähestymistapa on leviämässä laajemminkin.
NDG on lähestymistapa, joka pyrkii hallitsemaan organisaation tietoja ja tietovirtoja ilman, että se vaatii merkittäviä muutoksia tai häiriöitä olemassa oleviin liiketoimintaprosesseihin. Tämä tarkoittaa, että tietoihin liittyvät säännöt ja käytännöt pyritään integroimaan organisaation toimintaan mahdollisimman saumattomasti.
NDG perustuu IT:n ja liiketoiminnan yhteistyöhön, avoimuuteen sekä tietojenhallinta- ja liiketoimintakäytäntöjen yhdistämiseen luontevasti.
Tämä lähestymistapa korostaa organisaation kulttuurin muutosta, jossa kaikki organisaation jäsenet ovat mukana tietojenhallinnan periaatteiden kehittämisessä ja ylläpitämisessä. Lähestymistavan avulla organisaatio pystyy rakentamaan tehokkaamman ja vastuullisemman tietojenhallinnan ilman, että se vaikuttaa haitallisesti päivittäiseen liiketoimintaan.
Data Governancen ydin on tiedon omistajuus ja johtaminen
Laadukkaan ja käytettävän tietovarannon ydin on toimiva tiedon omistajuus organisaation eri tasoilla. Omistajuuden kokeminen yksin ei kuitenkaan riitä, vaan omistajan pitää myös haluta ja osata johtaa omistamaansa tietoa.
Tiedon omistajuus ja johtaminen muodostavat ylhäältä alas ja alhaalta ylös rakentuvan ketjun organisaatiossa. NDG:n ideaa myötäillen tämän ketjun ja sen mukaisten roolien ja tehtävien on oltava luonteva osa niin organisaation prosesseja kuin ihmisten normaalia työtä.
Tiedon omistajuuden ja johtamisen analogiaksi ja työkaluksi sopivat hyvin käsitemallinnus ja sen eri tasot ja tarkastelunäkökulmat: strategisella ylätasolla on organisaation tietovarantojen ”helikopterikuva”, käytännön liiketoiminnan toteuttamisen tasolla taktisen tason liiketoiminnan käsitemallit ja operatiivisessa tietotuotannossa puolestaan tietotuotteiden ja -palveluiden toteutuksen tietomallit.
Omistajuuden ja johtamisen työpariketjut
Strateginen taso
Strategisella tasolla oman liiketoimintansa tai tietoalueensa omistajuus kuuluu luontevasti johtoryhmäläiselle.
Varsinkin isommissa organisaatioissa johtoryhmän edustaja omistaa tietonsa enemmän nimellisesti kuin käytännön tasolla. Mutta esimerkiksi liiketoiminta-alueen liiketoimintajohtaja (ottamatta kantaa viralliseen nimikkeeseen) vastaa yleensä käytännön tasollakin liiketoiminta-alueensa resursseista ja pääomista, joihin tietovarannotkin kuuluvat.
Johtoryhmäläinen – liiketoimintajohtaja muodostaa siis ensimmäisen luontevan työparin liiketoimintonsa tietojen omistajana.
Strategisella tasolla tiedon johtaminen voidaan katsoa kuuluvaksi osaksi tietojohtamista. Tietojohtaminen on yksi johtamisen osa-alueista, jossa tiedosta pyritään saamaan aikaan parempaa päätöksentekoa, tehokkaampaan liiketoimintaa ja kilpailuetua.
Ideaalitilanteessa johtoryhmäläiset kokevat laajasti tietojohtamisen omaksi kiinnostuksen ja asiantuntemuksen kohteekseen, mutta käytännössä tietojohtamisen hyötyjen pitäminen ylimmän johdon agendalla vaatii ”valistunutta johtajaa”, joka esimerkillään ja käytännön tulosten myötä pystyy huolehtimaan siitä, että tieto on osa organisaation strategiaa ja sen toimeenpanoa.
Strategia, jossa organisaation tietovaranto on strategian mahdollistaja, edellyttää budjetista ja päätöksenteosta vastaavan ”sponsorin” panosta. Sponsori tukee oman liiketoiminta-alueensa muutoksen läpivientiä. Toki isommissa muutosohjelmissa sponsori on myös johtoryhmän jäsen.
Taktinen taso
Liiketoiminnasta vastaavalla liiketoimintajohtajalla on vastinparinaan yleensä oma tiedolla johtamisensa luottohenkilö: go-to-person, ”johdon infoassistentti” tai modernein termein tietovastaava. Tämä on henkilö, jonka puoleen johtaja yleensä ensimmäisenä kääntyy erilaisissa tietotarpeissaan ja joka lähtökohtaisesti tuntee liiketoiminta-alueensa tietojärjestelmät ja tietojen substanssin.
Tietovastaava huolehtii liiketoiminta-alueensa tieto-omaisuuden hoidosta käytännön tasolla. Parhaimmillaan tietovastaava koordinoi johtajansa oikeana kätenä liiketoimintatatarpeet tietotuotteiden ja -palveluiden kehittämistyöksi ja ohjaa tätä työtä. Työkaluina hänellä ovat käsitemallit sekä sujuva yhteistyö ja yhteinen ymmärrys liiketoiminta-alueen tiedoista oman ”tiedonhuoltajansa” kanssa.
Tiedonhuoltaja on IT-ammattilainen ja osaa ohjata tietovastaavansa kanssa käytännön tietotuotteiden ja -palveluiden toteutustyötä. Tiedonhuoltaja on oman vastuualueensa datatulkki ja käsitemallinnuksen keinoin it-toteutustyötä ohjaava henkilö. Hän huolehtii tietotuotteiden ja -palveluiden kehittämisvaiheen ajan tiedon validoinnista yhdessä tietovastaavansa kanssa. Täten tiedonhuoltaja kantaa roolia ja ottaa vastuuta konkreettisesta tiedon omistajuudesta it-toteutuksen tasolla.
Taktisella tasolla käytännön toiminnan muutostyötä tekee muutosjohtaja (jälleen ottamatta kantaa viralliseen nimikkeeseen). Hän viestii aktiivisesti johdon tahtotilasta ja muutoksen sisällöstä sekä tukee tietovastaavien ja tiedonhuoltajien työn edellytyksiä ja onnistumista.
Muutosjohtaja johtaa tietotuotteiden ja -palveluiden kehitysmallia ja vähintään it-arkkitehtuuria, todennäköisimmin myös kokonaisarkkitehtuuria. Tässä roolissaan hän työskentelee tietotuotteita ja -palveluita toteuttavien IT-kehittäjätiimien vastuuhenkilöiden kanssa.
Operatiivinen taso
Operatiivisella tasolla toteutetaan tiedon omistajuus- ja johtamisketjun lopputulemana selkeiden tarpeiden ja täsmällisten (mallinnettujen) määritysten mukaista tietovarantoa sekä tietotuotteita ja -palveluita.
Jokainen devaaja kantaa omistajuutta omasta koodistaan, ja devaajatiimi kantaa vastuun laadukkaista tietotuotteista ja -palveluista.
Devaajatiimin vetäjä, esim. scrummari, johtaa toteutustyötä ja huolehtii tiimin työskentelyedellytyksistä ja tehtävien priorisoinnista.
Käyttäjä keskiössä – subjektina, ei objektina
Edellä kuvatun käytännönläheisen tiedon omistajuus- ja johtamisprosessin myötä organisaation tietotuotanto keskittyy ja perustuu tiedon hyödyntämiseen.
Itse tietotekninen toteutus muodostuu hyvin palvelevaksi mahdollistajaksi, koska tiedon omistaja- ja johtamisketjun myötä sekä tarpeet että määritykset ovat liiketoiminnan käsissä. ”IT hoitaa ja vastaa” -tilanteen sijaan liiketoiminnasta tulee aitoa kysyntää ja liiketoiminta myös ottaa roolinsa ja antaa aikaansa, jotta tuloksia syntyy.
Käyttäjät – joita edustavat omistamis- ja johtamisketjun eri tahot ja tasot – ovat tietopohjaisen kehittämistyön keskiössä luoden ja kehittäen organisaation tietokulttuuria.
Näin käyttäjät luovat tarkoituksenmukaisen ja luontevasti liiketoimintaprosesseihin kytkeytyvän Data Governancensa melkeinpä itse, ”pienellä” IT:n tuella. Non-Invasive Data Governance syntyy eikä käyttäjien kanssa tarvitse edes käyttää sitä sanaa, koska tietojenhallintaprosessit ovat muotoutuneet osaksi organisaation liiketoimintaprosesseja.
Esimerkki NDG:n käynnistymisestä
Erään organisaation johtoryhmässä oli yllättävän paljon vanhakantaisuutta tietovetoiseen toimintaan. ”Valistunut johtaja” teki parhaansa johtoryhmässä, mutta onnistuneet esimerkitkään eivät oikein kääntäneet vanhakantaisempien johtajien suhtautumista.
Muutosjohtajana toiminut henkilö tunnisti kuitenkin ”vahvimman tervaskantojohtajan” luottohenkilön, jonka puoleen tämä johtaja kääntyi erilaisissa tietotarpeissaan ja jopa uusien ohjelmistojen käytössä. Niinpä tämä ”johtajan info-assistentti” sai muutosjohtajan erityishuomiota: hänet otettiin mukaan edistyksellisempiin tietopohjaisiin kehityshankkeisiin, häntä rohkaistiin ja koulutettiin käyttämään itse erilaisia tietovarantoja sekä hänelle tuotiin oma tiedonhuoltaja arkiseksi työkaveriksi.
Kuinka ollakaan, kun tämä uusi tietovastaava pääsi puhkeamaan kukkaan ja sai palveltua johtajaansa monipuolisesti ja ketterästi niin vakiomuotoisissa kuin monissa tilannekohtaisissa tietotarpeissa, myös johtaja innostui asiasta. Itse asiassa ”hänen tiiminsä” nousi organisaation tiedolla johtamisen edelläkävijäksi.
Kolme neuvoa Data Governance kehittäjälle
- Älä puhu Data Governancesta liiketoiminnan kanssa vaan ”käännä” tietojenhallinnan tarpeet liiketoimintatarpeiksi, tekemisiksi, rooleiksi ja vastuuksi ja vallaksi. Omistaminen ja johtaminen ovat liiketoiminnalle luontevia lähestymiskulmia. Niiden kautta pystyy keskustelemaan, mitä ne tiedon osalta edellyttävät.
- NDG lähestymistapana on toimiva, mutta älä puhu edes NDG:stä liiketoiminnalle.
- Rakenna Data Governance palanen kerrallaan aloittaen tiedon omistajuudesta ja johtamisesta. Kehitä ja edistä muita Data Governancen osa-alueita asteittain ja orgaanisesti; monet osa-alueet ovat pääosin IT:n sisäistä työtä, joilla ei kannata sekoittaa liiketoimintaihmisiä.
Katso aiheeseen liittyvä Tiedon omistajuus ja johtaminen koulutus.
