Olimme IT-johtajien yhteistyöryhmän kokouksessa, jossa teemana oli kaikkia kiinnostava datan hyödyntäminen ja Business Intelligence. Erityisen kiinnostavan kokouksesta teki se, että olimme saaneet paikalle ison yrityksen johtajan, joka tunnettiin taitavuudestaan tietojohtamisessa. Hän oli luvannut avata IT-johtajille, miten johto tietoa hyödyntää ja millaisiin tarpeisiin tietoa halutaan.
IT-johtajat odottivat näkemystä erilaisten BI-työkalujen, analytiikan ja tekoälyn käyttötavoista. Monella oli mielessä, että vihdoin edistyksellisen tiedon käyttäjäjohtajan suusta saadaan ”silver bullet” ikiaikaiseen haasteeseen; siihen miten tietoalustoja sekä tietotuotteita- ja palveluita todella tulisi rakentaa liiketoimintalähtöisesti.
Yriitysjohtaja kertoi pitkään liiketoimintaprosessien kehittämisestä ERP-järjestelmän käyttöönottotyössä. Kun IT-johtajat pyrkivät kysymyksillä siirtämään keskustelun varsinaisiin tiedolla johtamisen palveluihin, johtaja alkoi puhua konsulttityöstä sekä assistentistaan: arkisissa tietotarpeissaan hän kääntyy oman ”infoassistenttinsa” puoleen ja haastavimmissa tietotarpeissaan hän hankkii tietopalvelua konsulteiltaan. Taloushallinto tuottaa vakioraportoinnin johdolle.
Kun IT-johtajat edelleen täsmensivät kysymyksiään BI- ja analytiikkatyökaluihin sekä tietopohjan rakentamiseen, asia ei oikeastaan resonoinut johtajalle lainkaan.
IT-johtajat olivat hyvin hämmentyneitä kuulemastaan, koska paikalle saatu johtaja oli todella valikoitunut arvostettujen, IT:n mahdollisuuksia parhaiten ymmärtävien johtajien joukosta. Hänen viestinsä oli siis kärjistetysti: hoidan tiedolla johtamisen tarpeeni itse, ilman teitä.
On paljon johtajia, jotka haluavat ja osaavat käyttää tietoa itse omissa tiedolla johtamisen tarpeissaan. Varsinkin nuoremman sukupolven johtajat ovat tottuneet pyörittelemään lukuja erilaisilla työkaluilla Excelistä alkaen. Mutta esimerkin tilanne on liian yleinen monessa organisaatioissa: henkilöt, joita varten tietotuotteita kehitetään eivät koe niitä omakseen eivätkä halua tai osaa niitä käyttää. Mistä siis voisi olla kysymys?
Tiedon kohteesta aktiiviseksi toimijaksi
Hyvin usein erilaisia tietotuotteita ja -palveluita kehitetään eritysesti keskijohdon ja johtoryhmän tarpeisiin. Johdon tarpeet määrittävät kehityskohteita ja priorisoivat toteutusta. Mutta useasti törmätään seuraaviin tilanteisiin:
- Organisaatiosta löytyy parhaimmillaan – tai pahimmillaan – satoja raportteja, joista vain pientä osaa aidosti käytetään.
- Ylin johto ei käytä itse valmiita tietotuotteita.
- Johtajat eivät käytä tietotuotteita, koska niiden sisältö ei kuvaa heidän tarpeitaan.
- Johtajat eivät käytä tietotuotteita, koska niiden luvut ovat väärin.
IT-ammattilaiset tuottavat johdolle tietotuotteita. Kuitenkin johtaja osallistuu sisältöjen suunnittelutyöhön harvoin, useimmiten syynä on kiire. Tarpeiden tulkintaa taas tekevät parhaimmillaan johtajan toiminnon asiantuntija ja pahimmillaan IT-ammattilaiset itse. Tiedämme, että viestintä epäonnistuu aina paitsi sattumalta, ja tietotuotteita kehitettäessä viestinnän epäonnistumisen todennäköisyys on hyvin suuri. Tilanne johtaa useisiin iterointikierroksiin ja pahimmillaan tiedon tulevan käyttäjän luottamuksen – ja mielenkiinnon – lopahtamiseen koko kehittämiseen.
On hyvin todennäköistä, että esimerkin yritysjohtajakin oli päässyt tietotarpeidensa kartoituksen kohteeksi ja myös ”häntä” varten oli rakennettu johdon dashboardeja ja erilaisia johdon raportteja.
Johtamistyössä tietotarpeiden sisältö on hyvin monimuotoista ja iteratiivista. Yksi tarve ja siihen saatu vastaus johtaa yleensä seuraavan tarpeeseen ja sitä seuraavaan tarpeeseen. Tähän haasteeseen on vaikea vastata etukäteen tehdyllä tarpeiden määrityksellä ja IT-ammattilaisten toteuttamalla tietotuotteella.
Usein ajatellaan, että johtajat ovat niin viisaita ja taitavia, että he osaavat käyttää tietoa ja tietotuotteita ilman muuta ja ”luonnostaan”. Kokemuksemme mukaan tämä ei yleistäen pidä paikkaansa. Johtajat tarvitsevat aivan samanlaista perehdytystä ja tukea kuin kuka tahansa tiedon käyttäjä, tietotyöläinen. Joskus jopa enemmänkin.
Johtaja pitää siis saada mukaan omien tietotarpeidensa suunnittelutyöhön – kohteesta aktiiviseksi toimijaksi. Näin syntyy halu ja taito käyttää tietoa itse.
Monet IT-asiantuntijat ovat kokeneet esteeksi sen, että johtajalla ei ole aikaa osallistua kehitystyöhön. Tilanne onkin oiva paikka testata asiakkaan kiinnostusta tilaukseensa: mikäli aikaa ei löydy, onko tarve todella merkityksellinen. Samalla IT-asiantuntijan kannattaa varmistaa, että myös kehittämistyön lähestymistapa on johtajaa kiinnostava: IT-asiantuntijan on pystyttävä tekemään suunnittelutyötä liiketoiminnan kielellä ja intresseistä, ei IT-jargonilla tai -asenteella.
Esimerkissämme mainittu ”johdon infoassistentti” on yleensä aina olemassa. IT-asiantuntijan kannattaa selvittää, kuka tämä henkilö on, ja kytkeä hänet johtajan tueksi kehitystyöhön. Näin varmistuu entistä enemmän aikaa suunnittelutyölle, ja johtajalle kasvaa luotettu tukihenkilö tiedolla johtamiseen.
Eräässä organisaatiossa johdolle oli rakennettu tietotuotteeksi KPI-mittaristo, jossa jokainen johtoryhmäläinen omisti oman toimintonsa mittarit. Nämä oli aikanaan toteutettu siten, että johtaja oli määrittänyt mittarinsa, joiden pohjalta IT-asiantuntijat olivat rakentaneet mittarilaskennan. Lopuksi liiketoiminta oli tarkistanut lukujen oikeellisuuden.
Toiminnan muuttuessa johto alkoi epäillä mittareiden oikeellisuutta ja tulkintaa. Tämä johti siihen, että jokaisen mittarin tietosisältö ja käsittely tietomallinnettiin yhdessä johtajan (käyttäjän) kanssa. Poikkeuksetta kävi ilmi, että johtaja koki mittarin käsittelyn olleen väärin (ihmetellen kuka nämä määritykset on antanut) ja koki yhteisen suunnittelutyön myötä vahvaa omistajuutta uudelleen määriteltyihin mittareihin: nyt johtaja osasi tulkita tietoja. Niistä syntyi tarina niin hänelle itselleen päätöksentekijänä kuin kollegoille, joille hän kertoi mittariston tietojen merkitystä ja niistä seuraavia toimenpiteitä.
Johtajan hyödyt tiedonlukutaidosta
Tiedon taitava käyttäminen ja hyödyntäminen ei ole enää pelkkä tekninen kyvykkyys, vaan strateginen taito, joka erottaa menestyvät johtajat muista. Johtajan kyky ymmärtää, tulkita ja soveltaa tietoa oikein on ratkaisevaa yrityksen menestykselle. Tämä taito mahdollistaa paremman päätöksenteon, auttaa hyödyntämään uusia liiketoimintamahdollisuuksia ja varmistaa, että organisaatio pysyy kilpailukykyisenä ja kykenee sopeutumaan jatkuvasti muuttuvaan liiketoimintaympäristöön.
- Strateginen päätöksenteko
Johtajat haluavat tehdä mahdollisimman hyviä päätöksiä, jotka tukevat organisaation tavoitteita ja pitkän aikavälin menestystä. Tiedonlukutaito auttaa heitä ymmärtämään ja analysoimaan tietoa, mikä parantaa päätöksenteon laatua. Tieto siitä, että datalähtöinen päätöksenteko voi vähentää virheratkaisuja ja parantaa yrityksen kilpailukykyä, on vahva motivaattori.
- Kilpailuedun saavuttaminen
Tiedon hyödyntäminen liiketoiminnassa on merkittävä kilpailuetu. Johtajat, jotka ymmärtävät, että heidän kilpailijansa käyttävät dataa menestyksekkäästi, tuntevat usein painetta kehittää omaa osaamistaan. Kilpailuympäristö voi siis olla merkittävä motivaattori.
- Asiakaskeskeisyyden parantaminen
Monet johtajat ovat tietoisia siitä, että asiakkaiden tarpeet ja odotukset ovat keskeisiä liiketoiminnan menestykselle. Tiedonlukutaito antaa johtajalle mahdollisuuden ymmärtää asiakasdataa syvällisemmin, mikä auttaa heitä kehittämään parempia tuotteita, palveluita ja asiakaskokemuksia. Halukkuus vastata asiakkaiden tarpeisiin entistä paremmin motivoi oppimaan tiedonlukutaitoa.
- Riskienhallinta
Tiedonlukutaito auttaa tunnistamaan ja ennakoimaan riskejä paremmin. Ymmärrys siitä, että tiedon taitavan hyödyntämisen avulla voidaan vähentää liiketoimintaan liittyviä riskejä ja ehkäistä ongelmia ennen niiden syntymistä, on johtajille vahva motivaatiotekijä.
- Innovaatioiden ja kasvun edistäminen
Johtajat, jotka haluavat edistää organisaationsa kasvua ja innovaatiokykyä, ymmärtävät, että data ja analytiikka voivat avata uusia liiketoimintamahdollisuuksia. Halukkuus innovoida ja kehittää uusia strategioita perustuu usein tarpeeseen ymmärtää paremmin saatavilla olevaa tietoa sekä kykyyn osata käyttää tietopääomaa innovaatioiden mahdollistajana.
- Henkilökohtainen kehittyminen ja urakehitys
Johtajat ovat usein motivoituneita kehittämään itseään ja pysymään ajan tasalla uusimmista liiketoiminnan kehityksistä ja trendeistä. Tiedonlukutaito on yhä tärkeämpi osa nykyaikaista johtajuutta, uskottavuutta ja urakehitystään. Johtajat, jotka pyrkivät olemaan edelläkävijöitä omalla alallaan, ymmärtävät tiedonlukutaidon arvon.
- Vaikuttavuuden ja kontrollin lisääminen
Johtajat, jotka ymmärtävät ja osaavat tulkita tietoa, kokevat usein, että heillä on enemmän kontrollia ja vaikuttavuutta organisaation toimintaan. He voivat tehdä tietoon perustuvia päätöksiä, jotka tukevat organisaation tavoitteita, ja he pystyvät paremmin seuraamaan ja ohjaamaan organisaation suorituskykyä.
- Organisaation muutosjohtaminen
Johtajat, jotka ymmärtävät, että tiedon hyödyntäminen on keskeistä muutosten onnistumiselle, ovat motivoituneita kehittämään tiedonlukutaitojaan, jotta he voivat johtaa muutoksia tehokkaammin ja varmistaa, että organisaatio sopeutuu uusiin olosuhteisiin.
- Arvostuksen ja uskottavuuden lisääminen
Johtajat, jotka pystyvät keskustelemaan datasta ja sen hyödyntämisestä asiantuntevasti, saavat usein enemmän luottamusta ja arvostusta niin alaistensa kuin kollegoidensa keskuudessa. Tiedonlukutaidossaan pätevät johtajat näyttävät esimerkillään tietä henkilöstölleen ja edistävät siten tietokulttuurin kehittymistä.
(lähde: edellistä listaa sparrattu yhteistyössä ChatGPT:n kanssa)
Tekoäly johtamisen kehittämisessä
Tekoäly lupaa paljon myös tiedolla johtamiseen. Voisiko vihdoin olla syntymässä tapa, jolla johtaja pääsee itse käsiksi tietoihin ja voi keskustella tekoälyn kanssa tietotarpeistaan ja saa niihin vastaukset? Samalla tapaa kuin monet johtajat ovat aiemmin tehneet työtä ”infoassistenttinsa” kanssa.
Myyntimiehet, konsultit ja toimittajat tämän jo lupaavat. Mekin uskomme, että tekoälyn kehitys on huimaa ja että se muuttaa merkittävästi tiedolla johtamista. Mutta uskomme – ja kokemuksesta tiedämme – että työkalut ja teknologiat itsessään ovat vain mahdollistajia. Mitään ei tapahdu ihmistä nopeammin. Entistä hyödyllisemmän tiedolla johtamisen sijaan voi pahimmillaan tapahtua tiedolla harhaanjohtamista, mikäli tekoälyn käyttämää dataa ei ymmärretä tai se ei ole laadukasta.
Jo pitkään on ollut helpompaa päästä käsiksi ulkoiseen dataan kuin organisaation sisäiseen, joka on yhä liian harvoin luotettavaa, laadukasta ja huollettua, siis käyttökelpoista. Tämä sisäisen datan käyttökelpoisuus on ratkaiseva tekijä, kun tekoälyn avulla pyritään kohti parempaa tiedolla johtamista – ja osaavampia tiedolla johtajia.
Kirjoittajat ovat Ari Hovin toimitusjohtaja Jari Ylinen sekä Competence Lead Suso Kolesnik; molemmilla on runsaasti omakohtaista kokemusta yritysjohtajana tiedonlukutaitoaan käyttäen ja kehittäen
P.S: Jos sinulle tiedonlukutaidon kehittäminen omassa johtamistyössäsi tai organisaatiossasi on kiinnostavaa, niin tervetuloa koulutuksiimme:
