Organisaatioden tietojärjestelmien uumeniin on tallennettu paljon arvokasta tietoa. Kiinnostus tietohin on kasvamassa. Viranomaiset, tilasto-organisaatiot ja EU vaativat yhä enemmän ja monimutkaisempia raportteja ja tietoaineistoja. Julkishallinnossa Open Data- liike edellyttää tietoja avattaviksi muille organisaatioille. Kansalaisille halutaan tarjota lisää omatoimisesti netissä selattavaa tietoa.Tiedolla olisi käyttäjiä! Kuitenkin monilla organisaatioilla on edelleen ongelmia saada tietoja edes omaan käyttöönsä analysoitavaksi, nopeasti, tuoreena ja yhdisteltynä. Tietojohtamisen tukeminen on vaikeaa, kun tiedot ovat hajallaan monien erillisten järjestelmien tietokannoissa – tai useissa siiloutuneissa tietovarastoissa.
Miten organisaation tiedot saataisiin palvelemaan kaikkia yllämainittuja tarpeita? Usein ratkaisuna on käsityönä tehty poiminta ja yhdistely. Tietojen saaminen tietojärjestelmien umpipurkeista ei aina ole helppoa. Vain kokeneimmat asiantuntijat pystyvät muodostamaan tarvittavat tietojoukot ja vastaamaan niiden laadusta. Heillä olisi totisesti muutakin tekemistä! Onko teidän organisaatiossanne laskettu, mitä Excel –pyöritys oikeasti maksaa?
Parempi ratkaisu on rakentaa integroitu, keskitetty ja yhteiskäyttöinen tietovarasto (Data Warehouse), jolloin saadaan kaikki yllä mainitut tarpeet hoidettua kertaratkaisulla. Tietovarastoon poimitaan ja integroidaan tietoja eri tietojärjestelmistä yhteen. Tietovarasto on oma erillinen tietokantansa ja mahdollistaa monipuolisen ja entistä helpomman tietojen raportoinnin. Tietovaraston lataus tapahtuu joka päivä ja automaattisesti. Näin tiedot saadaan omiin käsiin ja riippuvuus tietojärjestelmätoimittajista vähenee merkittävästi.
Idea ei ole uusi, mutta on jäänyt monessa organisaatiossa vielä kunnolla toteuttamatta. Kun perusjärjestelmät ovat siiloutuneita, ovat itse tietovarastotkin usein siiloutuneita! Onnistunut tietovarastointi vaatii organisaation tiedonhallinnan kypsyyttä, osaamista ja sopivaa tekniikkaa.
Tietovarastoon yhdisteltyjä yhteisiä tietoja voi hyödyntää sekä talon sisällä että ulkopuolella, ks. kuva. Aika paljon päällekkäistä ja käsityönä tehtävää tietojen käsittelyä säästyy! Kun tietoja käytetään entistä enemmän, virheet huomataan ja korjataan perusjärjestelmissä. Näin tiedon laatukin paranee.
Onnistuneella tietovarastotekniikalla saadaan tiedon kultajyväset omiin käsiin ja jaettavaksi tukemaan sekä oman organisaation että ulkoisten toimijoiden yhä kasvavia tietotarpeita. Organisaatio omistaa omat tietonsa. On jo aika ottaa tiedot oikeasti hallintaan.
