Olemme Ari Hovissa olleet auttamassa organisaatioita toteuttamaan hyvin erilaisia datanhallinnan ratkaisuja, joissa lähtökohdat ja tavoitteet ovat vaihdelleet suurestikin.
Olemme koonneet tähän artikkeliin neljä erilaista ratkaisuvaihtoehtoa datanhallintaan, joissa kaikissa on omat huonot ja hyvät puolensa. Niillä kaikilla on kuitenkin mahdollisuus päästä onnistuneeseen lopputulokseen eli siihen, että organisaatio pystyy hyödyntämään dataa tehokkaammin ja tuloksekkaammin liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseksi.
Kuvaamme eri tapoja esimerkkitapausten kautta, jotka valottavat miten monia eri teitä datanhallinnan voi rakentaa ja sen kehittämisessä edetä. Niistä käy myös ilmi, että kiveen hakattua etenemistapaa ei ole, vaan se vaihtelee tilanne- ja organisaatiokohtaisesti. Viime kädessä valinnan ratkaisevat organisaation tarpeet ja strateginen tahtotila.
1. Pääjärjestelmä, tietokanta ja ”excelöintiä” – luonnonlaki?
Tässä vaihtoehdossa – jonka voidaan sanoa olevan datanhallinnan luonnonlaki – datanhallinta rakentuu vahvan pääjärjestelmän varaan, esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmän tai toimialalle rakennetun pääjärjestelmän. Muut järjestelmät ovat pienemmässä roolissa. Tiedolla johtaminen ratkaistaan käyttämällä pääjärjestelmän raportointia ja kehittämällä sitä. Tätä käyttötapaa täydentää usein vahva ”excelöinti” sekä mahdollisesti myös järjestelmästä tai järjestelmistä tehty tietopoiminta, jonka pohjalta tehdystä tietokannasta voidaan tehdä kyselyitä ad hoc -tarpeisiin.
Ratkaisun vahvuuksia on sen toimivuus tilanteissa, joissa pääjärjestelmän merkitys on hyvin keskeinen ja sen tuottama raportointi palvelee erilaisia tietotarpeita riittävän hyvin. Se voi olla myös toimiva ratkaisu, jos organisaation tiedolla johtamisen ja datanhallinnan kehittämisen tahtotila ja strateginen merkitys ei ole kovin korkea. Lisäksi tämä ratkaisu ei oikeastaan aiheuta mitään investointipäätöksiä, koska sen lähtökohtana on, että ”toimitaan sillä mitä on käytössä” ja puolimanuaalinen tiedon tuottaminen on luontevaa.
Tämän ratkaisun heikkouksia ovat ”excelöinnin” heikentämä tuottavuus sekä puolimanuaalisen ja eri lähteistä tuotettavan tiedon todennäköiset eroavuudet. ”Yhdet luvut” -tavoite on tässä ratkaisussa vaikea toteuttaa, eikä organisaation tiedonhallinnan ja tiedolla johtamisen maturiteetin kasvattamiseen ole parhaita mahdollisia työkaluja käytettävissä.
Organisaatio oli miettimässä ison tietovarastointiratkaisun kehittämistä pilotointivaiheen jälkeen. Erityisesti toimittajalta hankittavan tietovarastointiratkaisun lisäarvo nykytilanteessa pohditutti, koska oman organisaation IT asiantuntijat olivat jo tehneet hyvin käytännönläheisiä raportointipalveluita käyttäjien kanssa.
Datanhallinnan ratkaisuna olivat järjestelmäkohtaiset tietopoiminnat, joista oli tehty erillisiä raportointikantoja. Nämä täydensivät perusjärjestelmien omaa raportointia ja antoivat mahdollisuuden ad hoc -kyselyihin. Kun tietojen yhdistelyn tarvettakaan eri järjestelmien kesken ei merkittävissä määrin ollut, joutui organisaatio miettimään isomman tietovarastointiratkaisun hyötyjä aivan tosissaan.
2. Pääjärjestelmä datanhallinnan keskiössä – näennäisesti helpointa?
Monet laajemmat järjestelmät tarjoavat osana tuotettaan datanhallinnan ratkaisua. Siinä pääjärjestelmään tuodaan tietoja myös muista järjestelmistä ja pääjärjestelmä tarjoaa tiedon yhdistelyn, jalostuksen ja raportoinnin palvelut. Käytännössä pääjärjestelmän varaan tai sen osaksi rakennetaan tietovarasto.
Tämä ratkaisu on luontevaa, jos pääjärjestelmän merkitys liiketoiminnalle on ”kaikki kaikessa” ja organisaatio on muutenkin sitoutunut pääjärjestelmän pitkäaikaiseen käyttöön. Tämä ratkaisu tuntuu usein myös luontevalta ja helpolta.
Kolikon toinen puoli on se, että riippuvuus pääjärjestelmästä ulottuu operatiivisen toiminnan lisäksi myös datanhallintaan ja tiedolla johtamisen ratkaisuihin, jolloin toimittajalukko syntyy ja toimittaja- sekä kustannushallinnan vaikutusmahdollisuudet heikkenevät oleellisesti.
Järjestelmän vaihtaminen tällaisessa tilanteessa on todella haastavaa, ja vaikka organisaatio olisikin sitoutunut järjestelmän pitkäikäiseen käyttöön, liiketoiminnan tai toimintaympäristön muutokset ja mahdollisten toimittajariskien realisoituminen saattavat aiheuttaa nopeitakin muutostarpeita.
Organisaatio oli tehnyt ison yhteishankinnan laajasta toimialakohtaisesta perusjärjestelmästä. Järjestelmän keskeinen arvo oli tuoda uusia mahdollisuuksia tiedolla johtamiseen.
Ajan kuluessa kävi kuitenkin selväksi, että myös muiden järjestelmien merkitys tiedolla johtamisessa oli merkittävä ja että tietojen siirto- ja yhdistely perusjärjestelmään oli toiminnallisesti mahdotonta. Näin perusjärjestelmän rinnalle syntyi yleiskäyttöinen tietovarastointiratkaisu. Näiden kahden tiedolla johtamisen järjestelmän välille syntyi kilpailua ja luonnollisesti myös päällekkäisiä kustannuksia.
3. Tiedolla johtamisen tietojärjestelmä – riippumattomuus perusjärjestelmistä
Ennemmin tai myöhemmin organisaatioissa yleensä havahdutaan siihen, että datanhallinta ja tiedolla johtamisen IT-ratkaisut olisi hyvä hoitaa jossain muualla kuin perusjärjestelmissä tai niiden varassa.
Tällöin usein lähdetään hakemaan ”tiedolla johtamisen järjestelmää”, jossa tiedot perusjärjestelmistä siirretään erilliseen tietovarastoon, jossa ne yhdistellään raportointi- ja kyselytarpeita varten. Näin riippuvuus perusjärjestelmistä ja niiden raportointiominaisuuksista irtoaa ja datanhallintaa ja raportointia voidaan kehittää erillään joko omin voimin, toimittajan avulla tai yhteistyössä.
IT-toimittajat tarjoavat tällaisia tuotteita ja järjestelmiä valmiina. Toisaalta ne tarjoavat tällaisen ratkaisun rakentamista. Usein lopputuloksena syntyy asiakasorganisaation näkökulmasta uusi tietojärjestelmä, tiedolla johtamisen tietojärjestelmä.
Tässä ratkaisussa tiedolla johtamista voidaan kehittää erillään perusjärjestelmistä, omana ratkaisunaan. Raportointivälineet voidaan valita tarjolla olevista monista vaihtoehdoista ja raportoinnin sisältöön voidaan vaikuttaa vapaasti, kun eri järjestelmien tiedot ovat käytettävissä yhdessä paikassa.
Tämän ratkaisun sudenkuoppa on toimittajalukon syntyminen myös erillisessä tiedolla johtamisen IT-ratkaisussa. Asiakasorganisaation datanhallinta saattaa pahimmillaan vain siirtyä perusjärjestelmien toimittajien käsistä tiedolla johtamisen IT-ratkaisun toteuttaneen toimittajan käsiin.
Organisaatio oli rakennuttanut toimittajalla hyvin toimivan tiedolla johtamisen ratkaisun. Ratkaisu oli kokonaisuudessaan ulkoistettu toimittajalle ja siten käytännössä oli hankittu ”tiedolla johtamisen tietojärjestelmä”.
Ratkaisu toimi hyvin siihen saakka, kunnes toimittajan avainhenkilöt poistuivat samaan aikaan kun asiakkaan keskeinen perusjärjestelmä vaihtui. Koska asiakkaalla ei ollut omaa osaamista tiedoistaan, eikä toimittajalle ulkoistetusta datanhallinnasta, joutui asiakas rakentamaan uudestaan myös tiedolla johtamisen IT-ratkaisunsa perusjärjestelmän vaihtumisen myötä. Toimittajalukon riskit realisoituivat täysimääräisesti.
4. Datanhallinta omiin käsiin tietovarastoinnilla – datavetoinen liiketoiminta
Data on organisaation omaa, usein merkittää varallisuutta. Ainakin se on syytä nähdä ja jopa arvostaa siten, jos ja kun organisaation tavoitteena on saada datastaan mahdollisimman suuri hyöty ja luoda sen avulla jopa kilpailuetua.
Tällaisessa tahtotilassa ja tarpeessa organisaation on osattava datanhallintansa kokonaisuudessaan. Toimittajia voi ja usein kannattaa käyttää, mutta samalla on huolehdittava siitä, että datanhallinta ja dataymmärrys pysyy omassa organisaatiossa. Toimittajat ovat hyviä tuomaan tarvittavaa erityisosaamista sekä joustoa resurssointiin.
Tällaisessa ratkaisussa organisaatioon rakennetaan tietopohjaa (datainfrastruktuuria) sekä tietovarastoinnin menetelmin muotoillaan tiedot erilaisiin tiedon hyödyntämisen tarpeisiin. Ratkaisu on teknisesti samansuuntainen kuin edellinen vaihtoehto, mutta organisaatio keskittää oman henkilöstönsä työtä datanhallintaan ja kehittää omia kyvykkyyksiään toimittajalta hankittavan työn sijaan tai vähintään sen rinnalla.
Tällaisessa ratkaisussa riippuvuudet niin perusjärjestelmistä kuin toimittajista on minimoitu ja vapausasteet datojen hyödyntämiseen niin toiminnallisesti kuin tietoteknisesti on maksimoitu.
Oman organisaation dataosaaminen pääsee kasvamaan ja tietokulttuuri kehittymään. Syntyy osaamista, prosessit ja IT-ratkaisut, jotka mahdollistavat datavetoisen liiketoiminnan syntymisen.
Mutta tämä ratkaisu myös vaatii eniten. Se vaatii, että organisaation strategia ja johtaminen on vahvassa yhteydessä datanhallintaan. Se vaatii, että organisaatio panostaa oman henkilöstönsä aikaa sekä datanhallintaratkaisujen toteutukseen että oman osaamisensa kehittämiseen. Nämä edellyttävät johdolta tahtoa tiedolla johtamisen kehittämiseen sekä näkemyksellisyyttä datavetoisesta liiketoiminnasta.
Organisaation johto tunnisti ja määritteli tietojen hallinnan ja hyödyntämisen organisaation ydinprosessiksi. Datanhallintaan panostettiin ja toimittajatyön ohella oman organisaation resurssointia tiedon hyödyntämiseen kasvatettiin. Liiketoimintoihin nimettiin henkilöitä, joiden keskeiseksi tehtäväksi tuli datanhallinnan omistajuuden ja johtamisen tehtävät. IT-toteutukseen tuli henkilöitä, jotka ottivat toimittajan kanssa vastuuta eri liiketoimintojen dataratkaisujen toteuttamisesta ja liiketoimintojen tukemisesta.
Organisaation tietokulttuuri lähti kehittymään vauhdilla ja panostukset datanhallinnan omaan tekemiseen ja osaamisen kehittämiseen toivat jatkuvia parannuksia liiketoiminnan hoitamiseen sekä parempaa, monipuolisempaa ja laadukkaampaa tietoa koko organisaatiolle tiedolla johtamistyöhön.
Tulevaisuuden näkymiä
Datan väitetään olevan nykyajan öljy. Mutta aivan kuten öljykin maan uumenissa, myös data on merkityksetöntä, jos se on vain perusjärjestelmien uumenissa. Se pitää ”kaivaa ulos” ja sen jalostamiselle pitää luoda menettelyt ja tuotantotavat, jotka johtavat hyödyllisiin tuotteisiin ja palveluihin.
Tähän nykyajan öljyn muuntamiseen raaka-aineesta tuotteeksi on useita moderneita teknologioita. Näiden avulla itse tekninen datan käsittely on yhä ketterämpää.
Organisaatiot eivät useinkaan ole omaa elämäänsä eläviä saaria, vaan osa omaa ekosysteemiään sekä osa toisten organisaatioiden ekosysteemiä. Aina ei kaikkea kannata yrittää tehdä yksin. Data on monessa verkostossa asia, joka liikkuu prosessien mukana ja on monesti myös eri toimijoiden kesken yhteistä.
Datanhallinnan vaihtoehtojen ja mahdollisuuksien näkökulmasta avautuukin tarpeita ja mahdollisuuksia, kun datanhallintaa tehdään yhteistyökumppanien tai oman toimialan kesken yhteistyössä. Tähän modernit teknologiat antavat jo täyden valmiuden – kyse on sitten näkemyksellisyydestä ja rohkeudesta jakaa ja käyttää tietoa yhdessä, toki tietosuojasta huolehtien.
Erään toimialaryppään muutama kymmenen johtajaa miettivät erilaisia datanhallinnan vaihtoehtoja. Monella oli samoja perusjärjestelmiä, isoimmat yritykset olivat tehneet jo omia ”tiedolla johtamisen tietojärjestelmiään”, osa panosti toimialan perusjärjestelmän raportointiin ja monet selviytyivät ”excelöiden”. Yritykset olivat pääosin liian pieniä panostaakseen datanhallintansa kehittämiseen.
Mutta kun yritykset toimivat samalla toimialalla ja tiedotkin ovat siten pitkälti samoja niin voisiko datanhallintaa tehdä yhteisvoimin? Voisimmeko tehdä yhteisen tietovarantojemme kuvauksen, tietomallinnuksen, joka olisi kaikkien yritysten käytössä? Voisimmeko jopa tehdä yhteishankintoja perusjärjestelmien toimittajilta myös tietojen siirtämiseksi itsellemme? Voisimmeko jopa tehdä yhteisen datanhallinnan IT-ratkaisun? Kunhan tietosuojasta pidetään hyvää huolta. Pienistä puroista voi kasvaa iso joki…, ja pienistä öljyesiintymistä voi kasvaa merkittäviä tuotteita ja palveluita, kun yhteistyötä tehdään luovasti ja ennakkoluulottomasti.
Jari Ylinen
