Hei,
Datakärpänen puraisi minua opiskeluaikana Kauppakorkeakoulussa. Sittemmin olen kehittänyt tietovarastoja ja raportointia ensin pari vuotta yrityksen omana resurssina ja pidempään konsulttina. Erityisiä vahvuusalueitani ovat käsitemallinnus ja data vault metodologia.
Sanotaan, että kun harjoittelee 10 000 tuntia, voi tulla asiantuntijaksi missä tahansa. Omalla tietovarastourallani se on pitänyt melko hyvin paikkansa, kun kilometrejä alkaa olla plakkarissa suurin piirtein tuo määrä.
Sana ”asiantuntija” on tosin keikkunut tittelin kohdalla jo pitkään tätä ennenkin. On ollut hyvin antoisaa päästä konsulttina mukaan projekteihin eri aloilla toimivissa ja eri kokoisissa yrityksissä ja julkisorganisaatioissa. Ajan ja hankkeiden myötä on alkanut hahmottua oppeja, jotka vaikuttavat pätevän tietovarastoprojekteihin yleisesti.
1. Ole tiimipelaaja
Tietovarastokehittäminen on joukkuelaji. Jos yrittää yksilösuoritusta, hommasta ei tule mitään tai ainakin ratkaisuun päätyminen vaatii paljon ylimääräistä vaivaa. Asiat alkavat lipsua väärään suuntaan heti, kun vuoropuhelu liiketoiminnan ja lähdejärjestelmäasiantuntijoiden kanssa unohtuu.
Joukkuepelin perustukset rakentaa henkilö, joka tunnistaa osaavat ja tietävät henkilöt tarvittaviin rooleihin ja varmistaa, että heiltä vapautuu projektille tarpeeksi aikaa – yleensä projektipäällikkö.
Myös jokaiselta yksittäiseltä tiimin jäseneltä tarvitaan vastuunottoa tehokkaasta oman pelipaikan hoitamisesta, kommunikoinnista ja kaverien tukemisesta yhteistä tavoitetta kohti. Tiimiä tulee rohkaista sparrailemaan yhdessä ja tuomaan haasteet ratkaistavaksi yhteiseen pöytään. Aikaa haaskaantuu turhaan helposti, jos ongelmia hautoo ja hakkaa päätään seinään yrittäen selvittää niitä itse.
Lisäksi tiimipeliä kohti ohjaavat sitä tukevat prosessit ja työkalut. Erityisen hyödyllisiksi olen havainnut käsitemallin käytön kommunikaation ja dokumentaation välineenä sekä aikaansaannosten säännöllisen demoamisen. Ellie on erittäin hyvä yhteistyötä fasilitoiva työkalu käsitemallinnukseen. Keskeneräisen demoamista ei pidä turhaan pelätä. Usein liiketoiminta näkee keskeneräisestäkin tekeleestä jotain oleellista, mikä auttaa etenemään tekemisessä oikeaan suuntaan.
2. Ole nöyrä ja kärsivällinen
Tietovarasto palvelee liiketoimintaa eikä toisin päin. Yritä mahdollisimman hyvin ymmärtää, mikä on liiketoiminnassa oleellista ja miten tietovarasto voi parhaiten tuottaa arvoa sen hyödyntäjille. Olet ehkä teknisen toteutuksen asiantuntija, mutta liiketoiminnan ihmiset ymmärtävät bisneksensä parhaiten ja ilman liiketoimintaymmärrystä, koko tekemiseltä puuttuu sisältö ja merkitys.
Kuuntele liiketoimintaihmisiä tarkalla korvalla ja kysy, kysy ja kysy – varsinkin tyhmältä tuntuvia kysymyksiä. Älä oleta, että liiketoiminnan asiantuntijat osaavat tai opettelevat tietovarastojargonia, vaan käytä ja opettele liiketoiminnan kieltä. Kirjoita myös hyvin organisoituja muistiinpanoja, ettet joudu tuhlaamaan kakkien aikaa kysymällä toistuvasti samoja kysymyksiä ja jotta voit tarvittaessa välittää keräämäsi tiedon eteenpäin. (Tätä en ole itse vielä ihan oppinut.) Havainnollista abstrakteja logiikoita käytännön esimerkein ja tuo datan laadun ongelmat raporttien kautta näkyväksi liiketoiminnalle.
Kärsivällisyyttä tarvitaan, kun liiketoiminnan tai lähdejärjestelmän asiantuntijat sanovat jotain, mikä myöhemmin paljastuu paikkansa pitämättömäksi tai ainakin löytyy poikkeuksia väitettyihin sääntöihin. Tämä on hyvin yleistä eikä siitä kannata hermostua. Datasta tehtyjen oletusten ja väitteiden paikkansapitävyys kannattaa pyrkiä tarkistamaan lähdedatasta ja mahdollisista poikkeustapauksista kysyä aina.
Muista, että liiketoiminnalta vaaditaan myös paljon kärsivällisyyttä. Vasta julkaistu lopputuotos tuo liiketoiminnalle arvoa. Liiketoiminnan ihmisten tyytyväisyys varmistetaan parhaiten, kun arvoa tuotetaan projektin aikana aikaisin ja usein. Julkaise siis käyttäjille ensimmäinen versio tärkeästä ja helposti toteutettavasta raportista mahdollisimman aikaisin ja uusia raportteja ja raporttiversioita tarpeeksi usein.
3. Odota odottamatonta
Vaikka taustaselvitykset olisi tehty perusteellisesti, mikä on harvoin tilanne ennen projektin alkua, yllätyksiä tulee aina ja asiat ovat usein monimutkaisempia kuin ensimmäisellä tarkastelulla vaikuttaa. Tähän kannattaa varautua, varsinkin henkisesti ja valmistaa myös muita projektin osapuolia yllätysten varalta.
Aikatauluja ei kannata suunnitella liian tiukoiksi. Konsultin perussääntö on kertoa omaan parhaaseen arvaukseen perustuva työmääräarvio piillä. Mikäli työstettävä asia on kovin laaja tai – nykyisen projektini päällikön termein – ”hähmäinen”, piikin jää helposti kertoimena liian pieneksi.
On todennäköistä, että yllätysten myötä aikataulua, toteutussuunnitelmaa tai toteutettavan kokonaisuuden laajuutta joudutaan säätämään. Heti alussa kannattaa olla selvillä, kenen kanssa tällaisista asioista voi tarvittaessa keskustella ja sopia. Odottamattoman ilmetessä on hyvä heti tarkistaa projektisuunnitelman realistisuus muuttuneessa tilanteessa eikä oletuksena pyrkiä jatkamaan entisellä suunnitelmalla.
Mieti myös, voisiko ongelmallisen kohdan kokonaan jättää tekemättä, kiertää tai helpommin ratkaista jossain muussa kerroksessa tai muulla teknologialla kuin alun perin suunniteltiin.
4. Rajaa ja priorisoi
Kaikkien tietovarastoprojektien arkkivihollinen tunnetaan IT-alan toisella kotimaisella nimellä ”scope creep”. Toinen yhtä vaarallinen on keskittymisen hajaantuminen liian monelle osa-alueelle yhtä aikaa. Mikäli tavoitteeseen mielii edes jonkinlaisessa aikataulussa ja budjetissa, kunkin hetken tekemisen tavoite on pidettävä kristallin kirkkaana ja toteutuksen laajuutta rajattava armottomasti. Kaikkiin toiveisiin ei voi sanoa ”kyllä” tai tuloksena on lopulta se, ettei yhtään toivetta saada täytettyä pitkään aikaan.
On tärkeää, että projektista vastaavat liiketoiminnan ihmiset ymmärtävät yllä mainitut vaarat ja auttavat tästä näkökulmasta tekemistä oikeaan suuntaan. Taloustieteen teorioiden mukaan ihmisten tarpeet ovat rajattomat, mutta niiden täyttämistä hillitsevät budjettirajoite ja aikarajoite. Liiketoiminnan ihmisiä voi avittaa tarpeiden priorisoinnissa kertomalla, miten paljon aikaa ja rahaa eri tarpeiden toteuttaminen vaatii.
Tietovarastot eivät yleensä tule valmiiksi ennen kuin ne päätetään tehdä uusiksi. Projektin valmistumisen kriteerit tulee olla selvillä ja niitä pitää säätää budjetin ja aikataulun niin vaatiessa. Jossain vaiheessa kehittäjän mielestä yleensä vielä paljolti keskeneräinen pitää todeta valmiiksi ja siirtää kokonaisuus ylläpito- ja jatkokehitysmoodiin.
5. Luota itseesi ja pidä itsestäsi huolta
Nämä ovat ne neuvot, joita itse yleensä eniten tarvitsisin siinä kohtaa, kun projekti on kiihkeimmillään, yllätyksiä tulee harva se päivä ja ”scope creep” hyökkää: Muista, että olet asiantuntija, ja jos nämä hommat olisivat helppoja, joku muu tekisi ne. Muista, että olet löytänyt ratkaisun moniin haastaviin ongelmiin ennenkin. Ratkaisu saattaa putkahtaa alitajunnasta, vaikka juuri silloin, kun otat irti ja keskityt välillä johonkin ihan muuhun. Muista, että et ole yksin tässä, vaan sinua tukee osaava tiimi. Muista sanoa ”ei” pyynnöille ja palavereille, jotka eivät vie kohti seuraavaa välitöntä tavoitetta. Muista, että tarvitset välillä taukoja ja irtiottoa, että pysyt tehokkaana. Tällä alalla projektit ovat enemmän maratoneja kuin sprinttejä.
Muista, että elämässä on monia paljon tärkeämpiäkin asioita kuin tietovarastot.
Ystävällisin terveisin,
Mirjamaria Petäjäniemi
Ps. Vielä ehdit mukaan viimeiseen 2022 Tiedon Mallinnus -kurssitoteutukseen:
Tietojen mallintaminen – Data Modeling 21.12 – 22.12.2022
Kurssi on saatavana myös yrityskohtaisena ja englanniksi.
Tämä ei ole pelkkä tietokannan suunnittelu -kurssi, vaan kattaa käsitteiden mallintamisen liiketoimintaihmisten kanssa, arkkitehtuurityyppisen mallinnuksen sekä laajat, yritystasoiset tietomallinnukset. Myös laajat mallinnukset voi laatia nopeasti ja tehokkaasti – oikeilla menetelmillä ja organisoinnilla.
Lue lisää ja ilmoittaudu tästä.
